ROK:n käytännön järjestelyt

Koulutuksen suunnittelu

Ryhmänohjaajakoulutuksen suunnittelu tulee aloittaa ajoissa, jotta halutut kouluttajat ehditään rekrytoimaan ja halutut tilat varaamaan. Lisäksi koulutettavien samoajien tulee saada tieto koulutuksesta hyvissä ajoin. Kouluttajien on oltava hyvissä ajoin perillä omista koulutusaiheistaan.

Koulutuksen johtaja tulee rekrytoida ajoissa, jotta hänellä on aikaa valmistautua koulutuksen suunnitteluun. Koulutukselle tulee suunnitella sopiva koulutusaikataulu. Aikaa kurssin suunnitteluun ja valmisteluun kannattaa varata useampi kuukausi. Koulutukselle voi valita sopivan teeman, jota on helppo käyttää viestinnässä ja ohjelmassa. Koulutuksen johtajana voi toimia useampikin henkilö, esim. samoajaluotsi ja ikäkausivastaava yhdessä.

Myös kouluttajat voivat toimia pareittain. Erityisen arvokasta yhteistyö on silloin, kun parina toimii kokeneempi kouluttaja yhdessä kokemattomamman kouluttajan kanssa. Parityöskentelyä voi käyttää myös arviointiin. Toinen parista voi esimerkiksi vuorollaan arvioida toisen koulutusrupeamaa (voi toki samalla toimia esim. avustajana) ja antaa palautetta rupeaman jälkeen. Tästä on hyötyä paitsi seuraavaa ROK:ia järjestettäessä, myös jo saman ROK:in aikana, koska usein sama kouluttaja pitää usein useamman kuin yhden koulutusrupeaman.

Kurssilaisten määrä vaikuttaa myös kurssin järjestämiseen. Jos omasta lippukunnasta on vähän koulutettavia, kannattaa ainakin osa kurssista järjestää yhdessä lähialueen lippukuntien kanssa. Iso kurssi on kustannustehokkaampi, mutta suuri osallistujamäärä voi vaikuttaa kurssihenkeen. Osallistujamäärä mietittäessä on tärkeintä miettiä mitkä ovat lippukunnan tarpeet.

Käytännössä suunnittelu kannattaa aloittaa noin kolmea kuukautta ennen ensimmäistä koulutusta. Tässä vaiheessa riittää, että suurin osa kouluttajista on tiedossa ja koulutuksen päivämäärät voidaan antaa tiedoksi. Koulutuspaikat on syytä varata viimeistään tällöin.

Suunnittelukokousten määrä riippuu lippukunnan tai alueen perinteistä ja siitä kuinka kokeneita kouluttajia on mukana. Useampia suunnittelukokouksia kannattaa järjestää silloin, kun  lippukunnassa järjestetään ensimmäistä samoajien ryhmänohjaajakoulutusta, jotta jokaisella on samanlainen käsitys koulutuksesta. Vastaavanlainen tilanne on myös silloin, kun  koulutusta järjestetään useamman lippukunnan voimin.

Ensimmäinen suunnittelukokous kannattaa järjestää heti, kun kurssin päivämäärät on vahvistettu. Varsinkin kokemattomille kouluttajille on tärkeää saada oma vastuualueensa selväksi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Ensimmäisen kokouksen pääasiana tulisi olla kouluttajien eli staabin jäsenten tutustuminen ja koulutuksen yleisistä linjoista päättäminen.

Ensimmäisessä kokouksessa on hyvä käydä ainakin seuraavat asiat läpi:

  • tutustuminen, jos koulutuksen staabi ei ole ennestään tuttu
  • yhteisten pelisääntöjen sopiminen
  • ryhmänohjaajakoulutuksen tavoitteiden läpikäynti: mitä ollaan tekemässä?
  • kouluttajien omat tavoitteet koulutukselle
  • edellisten koulutusten palautteeseen ja loppuarviointiin tutustuminen: mitä voisi tehdä toisin ja mikä kannattaa säilyttää?
  • osallistuvien samoajien valmiuksien huomiointi
  • samoajien johtamisharjoittelujen kartoittaminen
  • koulutuksen aikataulusta päättäminen, jos sitä ei ole vielä tehty (kaksi viikonloppua vai arki-iltaisin?)
  • aktiviteettien jakaminen kurssin eri osioille ja niiden järjestys
  • aktiviteettien jakaminen kouluttajien kesken
  • koulutusmuotojen painotuksesta päättäminen: kuinka paljon ollaan sisällä ja ulkona, kuinka paljon käytetään kurssivartioita jne.
  • koulutuksen viestinnän suunnittelu (mainonta, kurssikirje, koulutusryhmän sisäinen viestintä ja materiaalien jakamistapa)
  • alustavaa keskustelua käytettävistä menetelmistä
  • muonituksen, yleisjärjestelyjen ja oheisohjelmien alustava suunnittelu

Toinen suunnittelukokous on hyvä pitää muutamaa viikkoa ennen koulutusta, jotta on aikaa vielä hioa ja muokata suunnitelmia ja tehdä ainakin hienosäätöä. Tässä kokouksessa käydään aktiviteettien suunnitelmat yksityiskohtaisesti läpi. Erityisesti tulee tarkistaa, että kaikki oleellinen tulee varmasti käsiteltyä. Myös suunnitellut koulutusmenetelmät on hyvä käydä yhdessä lävitse, jotta kurssilla käytetään niitä mahdollisimman monipuolisesti.
Jälkimmäisissä kokouksissa on hyvä käydä läpi ainakin seuraavat asiat:

  • tarkka suunnitelma aktiviteeteista
  • koulutusmenetelmät
  • aikataulut
  • avustajatarve ennakkovalmisteluissa ja itse koulutuksessa
  • aktiviteettien alkumenot, leikit ja lopetus
  • yleisjärjestelyjen ja oheisohjelmien tarkat suunnitelmat
  • vastaako toteutumassa oleva koulutus samoajien ryhmänohjaajakoulutuksen tavoitteita

Alueellisesti tai useamman lippukunnan yhdessä järjestämässä koulutuksessa on otettava huomioon lippukuntien omat toiveet. Jo ensimmäisessä suunnittelukokouksessa tulee miettiä, mitkä aktiviteetit olisi hyvä jättää suoritettavaksi lippukuntiin. Osa aktiviteeteista on hyvä suorittaa lippukunnan omassa samoajaryhmässä.

 

Tiedottaminen

Ryhmänohjaajakoulutus vaikuttaa koko lippukunnan toimintaan, sillä se on merkittävässä roolissa ensimmäisen vuoden samoajien toiminnassa. Koko lippukunnan toimintakauden suunnittelussa on otettava huomioon sekä kurssin koulutusosiot että samoajien johtamisharjoittelu. Lisäksi samoajien kanssa toimivien aikuisten on hyvä olla tietoisia kurssin sisällöstä ja tavoitteista.

Tulevasta koulutuksesta on tietysti informoitava myös samoajia hyvissä ajoin. Jo tarpojavaiheen loppupuolella ryhmänohjaajakoulutusta kannattaa ennakkomainostaa. Koska kyseessä on vähintään puolen vuoden mittainen kokonaisuus, on tarkempi informoiminen parasta tehdä henkilökohtaisesti. Tässä tapaamisessa samoajille kannattaa kertoa miksi ja miten kurssi suoritetaan sekä mitä kurssiin kuuluu. Johtamisharjoittelusta keskustelemiselle kannattaa varata jo tässä vaiheessa riittävästi aikaa, sillä se todennäköisesti askarruttaa samoajan mieltä. Samalla voi kysellä samoajan omia toiveita harjoitteluun ja koulutukseen. Myös samoajan kotiin kannattaa tiedottaa siitä muutoksesta, joka nuoren partiossa on tapahtumassa: hänestä tulee johtaja, jolla on vastuutehtäviä

Varsinaisiin kurssiviikonloppuihin kannattaa samoajille lähettää henkilökohtainen kutsu hyväksi todettua viestintätapaa käyttäen. Luotseja kannattaa käyttää avuksi viestinnässä. Ruokavalio- ja terveydentilatietojen kartoittamisen lisäksi samassa yhteydessä voi kysellä myös samoajan omaa näkemystä tämänhetkisistä tiedoistaan ja taidoistaan. Mahdollisen kurssimaksun suuruus tulee myös ilmoittaa. Kurssiviikonlopun kirjeeseen on syytä laittaa selkeät ilmoittautumisohjeet.

Ilmoittautumisen jälkeen koulutettaville tulee lähettää kurssikirje, jossa kerrotaan tarkempia tietoja kurssista. Kirjeessä kannattaa myös kertoa millaisia varusteita osallistuja tarvitsee. Samoajien valmistautumista helpottaa myös ennakkoon kerrottu kurssiohjelma. Kirjeen mukana voi olla myös esimerkiksi ennakkotehtäviä.

Samoajille tiedottamiseen kannattaa panostaa ja sitä kautta tehdä ryhmänohjaajakoulutuksesta houkutteleva. Erilaisilla mainoksilla saa huomion kiinnitettyä sellaisiin asioihin, joista samoajaikäinen nuori kiinnostuu. Tiedottamisessa kannattaa ottaa kaikki kanavat käyttöön kolon seinän mainoksesta henkilökohtaiseen kirjeeseen ja sosiaalisesta mediasta sähköpostiin.

Pitkäkestoiselle kurssille on hyvä miettiä myös jokin sellainen kanava, jossa voi vaihtaa ajatuksia kurssista, tiedottaa kurssiin liittyviä asioita sekä mahdollisuuksien mukaan jakaa kurssiin liittyvää materiaalia.

 

Kurssipaikka

Kurssipaikka valitaan kurssin rakenteen mukaan, ryhmälle ja aktiviteetteihin sopivaksi. Retkitaitojen kertaus ja retken suunnittelu on hyvä järjestää kämpällä tai maastossa, kun taas teoreettisempia kertoja voi järjestää kololla. Kurssipaikka voi myös olla sellainen, johon samoajan on hyvä tutustua, esimerkiksi piirin kämppä, jonne voi järjestää retkiä.

Kulkuyhteydet kurssipaikalle ja mahdolliset kuljetusjärjestelyt on hyvä miettiä samoajien näkökulmasta, jotta osallistuminen on mahdollisimman helppoa ja omatoimista.

Kurssikirjeeseen liitetään ajo-ohjeet kurssipaikalle.

 

Budjetti

Koulutukseen on syytä varata rahat lippukunnan muun budjetoinnin yhteydessä. Jos samoajilta itseltään kerätään osallistumismaksuja, tulisi summan olla mahdollisimman pieni, sillä koulutus on samoajille pakollista.

Suurimmat kuluerät  muodostuvat seuraavista seikoista:

  • koulutuspaikkojen vuokrat
  • ruoka
  • mahdolliset kuljetukset
  • materiaalikustannukset (jaettava materiaali, monistus, askartelutarvikkeet)
  • kurssimerkki ja todistus
  • mahdolliset postimaksut

Usean lippukunnan yhteiskoulutuksessa on talousarvion laadinnassa oltava erityisen huolellinen. Etukäteen on syytä sopia kaikkien järjestävien lippukuntien kesken siitä, mitä asioita sisältyy koulutuksen talousarvioon ja miten mahdollinen tappio jaetaan ja minkä lpk:n kautta talous hoidetaan.

 

Kouluttajat

Kouluttajien tulisi sitoutua koko koulutukseen. Vierailevia kouluttajia voi ja ajoittain kannattaakin  käyttää, mutta kurssin jatkuvuuden ja toimivuuden kannalta on tarpeellista, että osa kouluttajista on paikalla kaikissa koulutusosioissa. Kouluttajien hyvä yhteishenki vaikuttaa koko kurssin onnistumiseen. Staabiin kannattaa koota sekä kokeneita partiojohtajia jakamaan kokemuksestaan että nuorempia johtajia, jotka paremmin samaistuvat koulutettaviin, heidän osaamiseensa ja ajatuksiinsa. Kouluttajien tulee olla vähintään 18-vuotiaita, jotta samoajat eivät kouluta samoajia. Kouluttajilla on hyvä olla partiojohtajan peruskurssi käytynä, jotta kouluttajilla on riittävää kokemusta partiokoulutuksista ja tietotaitoa johtamisesta partiossa. Vähintään kurssinjohtajalla tulee olla käytynä ROK-kouluttajakoulutus. Uusia kouluttajia kannattaa myös ottaa mukaan tulevia kursseja silmälläpitäen siirtämään osaamista.

Kouluttajan tulee myös varata aikaa ennen kurssia ja kurssin jälkeen oleville suunnittelu- ja palautekokouksille. Aktiviteettien tekemisen suunnittelua ei saa jättää koulutuksen aikana tapahtuvaksi, esimerkiksi siksi että kouluttajia voidaan tarvita avustajiksi myös muihin aktiviteetteihin. Jokaisen kouluttajan tulisi varautua viettämään aikaa samoajien kanssa. Staabin tulee olla valmis muuttamaan koulutuksen sisältöjä ja toimintatapoja koulutuksen aikana, jos se osoittautuu tarpeelliseksi.

ROK-kurssin kouluttajan on oltava perehtynyt ryhmänohjaajakoulutukseen ja tunnettava  samoajaohjelma. Kouluttaja tuntee samoajaikäisen nuoren maailmaa ja ymmärtää kouluttavansa nuorta eikä aikuista. Partiopiirien tarjoamilta kursseilta, esimerkiksi partiokouluttajakurssi ja ROK-kouluttajakurssi, saa hyviä työkaluja ja vinkkejä kouluttamiseen.

Johtamisharjoittelua varten lippukunnassa on hyvä pitää johtajistolle perehdytys harjoittelun ohjaamiseen ja samoajan pestaamiseen. Apua pestin tekemiseen saa liitteenä olevasta Johtamisharjoittelun ohjaajan muistilistasta.

 

Koulutuksen päättäminen

Yhteisellä koulutusosiolla pitää olla selkeä päätöshetki. Se voi olla esimerkiksi yhteisten kurssiviikonloppujen lipunlasku tai kurssi-iltojen päätöskahvit. Johtamisharjoittelu voi jatkua vielä tämän jälkeenkin.

Koko ryhmänohjaajakoulutus on suoritettu vasta, kun samoaja on saanut johtamisharjoittelun päätökseen. Tämän jälkeen samoaja saa kantaa ROK -merkkiä partiopaidan oikeassa taskussa. Kurssitodistus ja merkki tulee jakaa erikseen lippukunnan yhteisessä tilaisuudessa, jotta korostetaan koulutuksen merkitystä samoajan partiopolulla ja uuden johtajan arvoa lippukunnassa.

 

Koulutuksen arviointi

Koulutettavilta samoajilta tulee kerätä palautetta koulutuksen onnistumisesta koulutuksen aikana, joko yhdestä aktiviteetista tai isommasta kokonaisuudesta. Palautteen avulla varmistetaan koulutuksen onnistuminen ja koulutetun asian omaksuminen. Palautteen kerääminen tapahtumasta toimii myös mallina samoajille: toiminnan arviointi ja osallistujien mielipiteiden kuuleminen ovat tärkeitä osia toiminnan tekemisessä. Palaute voidaan kerätä nopeasti muutaman kysymyksen avulla ja saadut vastaukset kirjata muistiin koulutuksen loppuarviointia varten.

Palautetta voidaan kerätä esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:

  • Mikä oli mielestäsi kaikkein oleellisinta äskeisessä koulutuksessa tai mitä opit?
  • Kuinka helppona tai vaikeana uskoisit näiden asioiden soveltamisen käytännössä olevan?
  • Tuntuuko tällä hetkellä, että sait riittävästi tietoa/oppia tästä aiheesta?
  • Miten, missä ja koska toivoisit jatkossa samaa asiaa käsiteltävän?
  • Luuletko, että koulutustuokiossa olleita leikkejä, aloitusta tai lopetusta pystyisi hyödyntämään oman ryhmän partioillassa?
  • Oliko koulutus sopivan vaikea?

Koulutuksen lopuksi kannattaa kerätä palautetta myös koko koulutuksesta: yleisjärjestelyistä, ennakkotiedotuksesta, puitteiden toimivuudesta jne. Kerätyn palautteen perusteella seuraavan ryhmänohjaajakoulutuksen järjestäjät pystyvät taas kehittämään koulutusta.

Samoajien palautteen lisäksi myös muiden kouluttajien antama palaute on tärkeää. Tämän voi toteuttaa esimerkiksi niin, että jokaista kouluttajaa seuraa ja havainnoi toinen kouluttaja. Koulutuksen jälkeen kouluttajalle kerrotaan havainnoista:

  • Olivatko kaikki mukana, säilyikö mielenkiinto?
  • Miten aikataulu piti, miten kouluttaja onnistui toteuttamaan suunnitelmansa mukaisen rupeaman?
  • Toimivatko valitut työskentelytavat kuten oli ajateltu?
  • Näyttivätkö kaikki ymmärtävän ja oppivan asian?
  • Täyttyivätkö aktiviteetin tavoitteet?

Lisätietoja palautteen keräämisestä ja sen antamisesta saa muun muassa Partiojohtajan käsikirjasta.

 

 

Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry