Valikko

Såhär ordnar du ett möte för gruppen på distans

Under våren 2020 gick hela scoutverksamheten i ett slag över till distansverksamhet. Nu på hösten har en hel del verksamhet kunnat ordnas, och på många håll är det fortfarande möjligt, men på vissa orter har man redan varit tvungen att sätta den fysiska verksamheten på paus och ett förvärrat pandemiläge kan leda till samma åtgärder på flera orter. Därför är det viktigt att ha en Plan B som kan aktiveras om det behövs anpassningar i verksamheten.

Scoutverksamhet på distans kan vara vilken som helst verksamhet där gruppens medlemmar inte befinner sig på samma plats fysiskt. I den här texten koncentrerar vi oss på den typ av distansscouting som innebär distansmöten.

För att kunna ordna ett möte på distans krävs en applikation för distansmöten; sådana finns det många. Alternativ är till exempel Zoom, Teams, Meet och Jitsi. Kom ihåg att scoutkårer kan få tillgång till Teams. Gruppmedlemmarna behöver inte ha egna användarkoder, utan det räcker att mötesarrangören har det.

 

Planeringen av ett distansmöte

Påbörja planeringen av mötet i god tid. Fundera på vad mötets tema är, och om deltagarna behöver någon särskild utrustning. Om ni till exempel ska måla på mötet så behöver deltagarna ha papper, färger och penslar framplockade då mötet börjar. Är utrustningen sådan att du kan be mötesdeltagarna själva leta fram/skaffa den, eller borde du leverera utrustningen till scouterna på något sätt? Du måste såklart se till att du också själv har den utrustning som behövs, och också eventuell annan utrustning som du behöver för att leda mötet.

Det som också behöver finnas på förhand är den länk som behövs för att ansluta sig till mötet, samt instruktioner för hur man ska göra.

En viktig del av förberedelserna är att informera deltagarna och/eller deras vårdnadshavare om mötet. Till exempel kan det vara bra att en vecka före mötet skicka information till vårdnadshavarna där de får information om mötets tidpunkt, tema, hur scouterna ska förbereda sig och hur man ansluter sig till mötet.

 

Under mötet

Det är bra att som ledare vara på mötet i god tid, till exempel 10 minuter innan mötet börjar, så har du lättare att hjälpa deltagarna med ljud- och bildinställningar och andra eventuella tekniska problem. Ett bra sätt att testa tekniken på är att hälsa på alla deltagare och på det sättet testa ljud och bild för var och en.

I början av mötet hälsas såklart alla välkomna och mötets tema och tidtabell presenteras. Så långt som möjligt kan ni hålla fast i vanliga mötesrutiner, och till exempel inleda med en lek. En bra lek på distansmöten är en hämta-lek, där deltagarna ska hämta vardagliga föremål från sitt hem (som en gaffel, en handduk, någonting gult etc) och visa det för kameran. Också på distansmöten kan det alltså finnas lek och rörelse utöver stillasittande vid skärmen.

Efter inledningsceremonier och -lekar går ni över till mötets huvudtema, som i det här exemplet var att måla. Ge instruktioner åt deltagarna, till exempel ”Måla ditt drömscoutmöte”. Då alla har utfört uppgiften visar de sina bilder för resten av gruppen och berättar om sin bild.

 

Bra att tänka på

En eventuell utmaning vid arrangerandet av distansmöten är tillgången till maskiner och internetuppkoppling; finns utrustningen som behövs hemma hos alla gruppens medlemmar? Har de kunskaperna som behövs för att använda utrustningen? Särskilt yngre scouter kan behöva vårdnadshavarnas hjälp för att koppla upp sig till mötet. En del distansmötesplattformer har en åldersgräns; dessa kan det löna sig att kolla upp innan du väljer platform, ifall det är unga scouter du ordnar möte för.

Uteverksamhet är en central del av scoutingen, men kan vara svår att förverkliga i form av ett distansmöte. Ifall ni blir tvungna att förlita er på distansmöten under längre tid så kan det alltså vara bra att fundera på hur ni får in lite uteverksamhet och natur i mötena. Många applikationer fungerar också på telefonen; kan ni ha ett möte där deltagarna deltar via telefonen och är utomhus? Eller kan ni efter inledningsceremonin ha en uppgift som deltagarna går ut och utför, och sedan efter överenskommen tid återvänder till mötet för att rapportera om?

Ett distansmöte är ofta effektivare och snabbare än ett fysiskt möte. Om era möten i allmänhet tar en timme så kanske ett 45 minuters eller halv timmes möte räcker bra för distansmötet.

Ibland är de tekniska problemen stora och kan drabba också ledaren själv; det kan vara bra att ha en färdig plan på hur mötet fortskrider om ledaren ramlar av linjen. Om det finns ledarresurser så är det inte alls en dum idé att ha två ledare; en som leder själva mötet, och en som kan hjälpa deltagare med tekniska problem, och som kan hoppa in ifall ledaren som drar mötet inte hörs eller syns eller faller bort helt och hållet.

De första distansmötena går kanske inte som smort, men det lönar sig att inte ge upp direkt; också här lär man sig genom att göra, och märker så småningom vad som fungerar och vad som inte gör det. Sätt inte heller ribban för högt för dig själv; du gör troligen ett väldigt bra arbete som gruppledare också med lite lägre ribba.

Texten baserar sig på den finska texten: Näin järjestät ryhmän kokouksen etänä.